privacy reglement MACH

PRIVACYREGLEMENT MODEL AUTO CLUB HEEMSTEDE

vastgesteld in bestuursvergadering d.d. 10 september 2018 in Heemstede


Het bestuur van de Model Auto Club Heemstede acht het, gelet op de aan de orde zijnde grondrechten en wettelijke verplichtingen van groot belang dat de (persoons)gegevens die worden verzameld en verwerkt zo zorgvuldig mogelijk worden beschermd.
Daarom is het navolgende privacyreglement opgesteld, waarin zo helder mogelijk wordt aangegeven op welke wijze de bescherming van de gegevens plaatsvindt. De bij de MACH betrokkenen moeten op adequate en effectieve privacybescherming kunnen vertrouwen.
Er is naar gestreefd voor MACH inzichtelijke privacyregels te formuleren. De voornaamste doelstellingen van dit privacyreglement zijn met name:

  • het concreet aangeven van de privacy waarborgen in de verschillende fasen van gegevensverkrijging en gegevensverwerking;
  • het concretiseren van de rechten van bij de MACH betrokkenen.


Algemeen

Artikel 1. Algemene bepalingen

De in dit reglement voorkomende begrippen hebben de volgende betekenis:

  • verantwoordelijke: het bestuur van de MACH;
  • beheerder: de secretaris van de MACH of het door hem/haar daartoe aangewezen bestuurslid;
  • betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
  • derden: personen en instanties buiten de MACH
  • MACH: Model Auto Club Heemstede, gevestigd te Heemstede, waarvan het bestuur de verantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens;
  • persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
  • verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, samenbrengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

 

Artikel 2. Toepasselijkheid

  1. Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens, geautomatiseerd en handmatig, door of onder verantwoordelijkheid van de MACH.
    2. Door de MACH worden slechts persoonsgegevens verwerkt met behulp van persoonsregistraties voor de verenigingsadministratie (waaronder de financiële administratie).

Artikel 3. Doelstelling

De verwerkingen van persoonsgegevens vinden plaats:
voor wat betreft de verwerkingen als bedoeld in artikel 2,lid 2 met het oog op het geven van voorlichting of het verzenden van informatie aan betrokkenen, het administreren van leden van de MACH en het in verband daarmee berekenen, vastleggen en innen van contributies en overige activiteiten die statutair uitgevoerd worden.


Inhoud van de gegevensverwerking

Artikel 4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt

  1. De verantwoordelijke verwerkt geen andere persoonsgegevens dan:
    a. naam, voornamen, voorletters, geslacht, leeftijd, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens,
    b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;
    c. overige gegevens waaronder de functie en/of taken binnen de vereniging;
    d. gegevens betreffende het lidmaatschap met betrekking tot de berekening, vastlegging en inning van contributies, abonnementsgelden en andere betalingsverplichtingen van of aan de betrokkene.
    2. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid, kunnen voor wat betreft de betalingen aan personen ook de volgende gegevens worden verwerkt:
    a. burger servicenummer;
    b. nationaliteit;
    c. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van vergoedingen, andere geldsommen of beloningen in natura aan of ten behoeve van betrokkene;
    d. andere dan de hiervoor genoemde gegevens waarvan de verwerking vereist ingevolge of  noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wettelijke verplichting.
    3. De in de voorgaande leden bedoelde persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover dat noodzakelijk is met het oog op het doel van die verwerking.

 

Artikel 5. Van wie worden persoonsgegevens verwerkt

De MACH verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:
a. leden van de MACH;
b. vrijwilligers van de MACH;
c. personen die bij de MACH om informatie of documentatie hebben verzocht;
d. personen met wie de MACH een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.

 

Artikel 6. Herkomst van de persoonsgegevens

  1. De in artikel 4 bedoelde gegevens worden uitsluitend verkregen van de betrokkene zelf of namens de betrokkene als deze niet in staat is zelf contact op te nemen met de MACH.
    2. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste verwerking van diens persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.


Bijhouden van de persoonsgegevens

Artikel 7. Correctie van persoonsgegevens

  1. Indien een geregistreerde schriftelijk wijziging, aanvulling of verwijdering van de over hem verwerkte gegevens verzoekt, draagt de verantwoordelijke zorg dat die wijziging, aanvulling of verwijdering binnen vier weken, tenzij door dringende omstandigheden de termijn langer wordt, na ontvangst van het verzoek wordt doorgevoerd. Slechts indien de wijziging, aanvulling of verwijdering om technische of juridische redenen niet mogelijk of de wijziging of aanvulling
    feitelijk onjuist is, kan de MACH besluiten aan het verzoek geen gevolg te geven.
    2. De MACH stelt de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, anders dan een verzoek tot verwerking van een (reguliere) adreswijziging of een reactie op een gericht verzoek van de MACH tot controle van de betreffende gegevens, schriftelijk op de hoogte van het feit dat aan het verzoek is voldaan, ofwel dat aan het verzoek niet is voldaan onder opgave van de daaraan te grondslag liggende redenen.
    3.Indien de MACH blijkt dat de door de MACH verwerkte persoonsgegevens feitelijk onjuist of onvolledig zijn, kan de verantwoordelijke de geregistreerde schriftelijk verzoeken de juiste en volledige persoonsgegevens door te geven. Indien de geregistreerde niet te bereiken is of aan het verzoek niet voldoet, zal de MACH de gegevensverwerking ten aanzien van die persoon beëindigen en de hem betreffende gegevens verwijderen.

 

Artikel 8. Verwijdering en vernietiging van gegevens

  1. De gegevens over een persoon worden op schriftelijk verzoek van de geregistreerde verwijderd, met inachtneming van het bepaalde in artikel 7.
    2. De gegevens over een persoon worden daarnaast verwijderd, uiterlijk twee jaar nadat het lidmaatschap is beëindigd, de werkzaamheden van de betrokkene ten behoeve van de MACH zijn beëindigd of de transactie met de MACH is afgehandeld, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
    3. Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek. Alsdan worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.


Rechten van de geregistreerde

Artikel 9. Inzage en correctierecht

  1. Iedere geregistreerde heeft het recht om schriftelijk te verzoeken om inzage in de over hem door de MACH verwerkte gegevens. De verantwoordelijke verstrekt de verzoeker binnen vier weken een overzicht van de over de verzoeker verwerkte persoonsgegevens, de herkomst van die gegevens en de verstrekkingen die over de betreffende persoon in het afgelopen jaar aan derden zijn gedaan voor zover registratie daarvan mogelijk was. De verantwoordelijke vergewist zich van de identiteit van de verzoeker middels een geldig identiteitsbewijs.
    2. Desgewenst wordt de betrokkene ten kantore van de MACH inzage verleend in over de betrokken persoon verwerkte gegevens in de in artikel 2 lid 2 bedoelde persoonsregistraties. De verantwoordelijke vergewist zich van de identiteit van betrokkene middels een geldig identiteitsbewijs.
    3. Iedere geregistreerde heeft het recht om de MACH schriftelijk te verzoeken om de hem betreffende gegevens te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen, indien deze onjuist, onvolledig of voor het beoogde doel niet (langer) noodzakelijk zijn.
    De MACH behandelt een dergelijk verzoek overeenkomstig de artikelen 7 en 8.


Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Artikel 10. Derdenverstrekking

  1. De MACH verstrekt, behoudens het bepaalde in het tweede en derde lid en eventuele juridische verplichtingen, geen persoonsgegevens aan personen of instanties buiten de MACH.
    2. De MACH verstrekt de noodzakelijke persoonsgegevens aan derden uitsluitend in verband met de uitvoering door die derden van activiteiten van de MACH, waaronder de verzending van informatie en periodieken, de berekening, vastlegging en inning van contributie.
    3. Ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek kunnen gegevens aan een derde worden verstrekt, voor zover de nodige voorzieningen zijn getroffen teneinde te verzekeren dat de desbetreffende gegevens zijn geanonimiseerd en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.
    4. Aan de in het tweede en derde lid bedoelde derden worden slechts persoonsgegevens verstrekt indien met deze derden in een schriftelijke overeenkomst afspraken zijn gemaakt omtrent de door die derden uit te voeren werkzaamheden, het gebruik van de verstrekte persoonsgegevens voor die werkzaamheden en de verdere geheimhouding daarvan.


Beveiliging en beheer

Artikel 11. Beveiliging

De MACH draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de door hem verwerkte persoonsgegevens tegen verlies of enige vorm van  onrechtmatige verwerking.

 

Artikel 12. Beheer

  1. Het beheer van de verwerking van persoonsgegevens geschiedt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van de MACH.
    2. De verantwoordelijke ziet toe op een juiste uitvoering van de in dit reglement opgenomen verplichtingen door de beheerder en (indien van toepassing) de door de beheerder aangewezen personen.

 

Artikel 13. Gebruik van foto’s

Waarom vinden wij dat we foto’s willen gebruiken ook via deze website en onze social media (twitter, facebook etc.)? Middels foto’s geef je een snelle illustratie over bv een evenement of gewonnen prijzen bij wedstrijden, maar ook hoe leuk activiteiten bij de vereniging zijn zoals bv een feest. Dit betekent dat wij op allerlei momenten foto’s kunnen nemen ter illustratie van onze website en/of nieuwsbrief. Ondanks dat wij uw privacy zo goed mogelijk middels deze regels en code bewaken kan het zijn dat u om welke reden dan ook liever niet heeft dat er foto’s van u of uw kinderen worden gebruikt. Uiteraard respecteert de vereniging deze keuze. Via het bestuur en/of wedstrijdleiding kunt u schriftelijk of via mail uw bezwaar aangeven.

Zowel ouders, leden als belangstellenden kunnen foto’s aanleveren via de bestuur.

De rechten van de foto’s liggen bij de vereniging. Als u ons een foto aanlevert geeft u ons automatisch het recht deze ten allen tijde te gebruiken.

Alleen wanneer in de foto een naamsvermelding wordt geplaatst behoren de rechten aan de in de foto vermelde persoon en/of bedrijf.

 

Artikel 14. Cookies

Om deze website beter en sneller te laten functioneren en om deze te kunnen afstemmen op uw voorkeuren, worden bepaalde gegevens betreffende uw gebruik van deze website verzameld. Deze informatie kan verzameld worden door gebruik te maken van zogenaamde ‘cookies’. Dit zijn kleine tekstbestanden die door de bezochte webpagina automatisch op uw computer worden geplaatst. U kunt het gebruik van ‘cookies’ via de instellingen van uw browser uitschakelen. Dit leidt echter tot een minder goede werking van deze website.


Slotbepalingen

Artikel 15. Bekendmaking

De vaststelling van dit reglement wordt bekend gemaakt door middel van publicatie op de website en wordt voor iedere belanghebbende op verzoek ter beschikking gesteld.

 

Artikel 16. Wijziging

Het bestuur van MACH is bevoegd dit reglement te wijzigen.


Artikel 17. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 10 september 2018.